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Artikel Wie
Sie ein virtuelles Pressezentrum aufbauen
Öffentlichkeitsarbeit im Internet. Teil 2: Wie Sie ein
virtuelles Pressezentrum aufbauen.
Von Karsten Büttner
 Ihr
virtuelles Pressezentrum ist ein wenig wie die klassische Pressemappe,
die den aktuellen Pressetext, Fotos und allgemeine Unternehmensinformationen
enthält.
Aber das virtuelle Pressezentrum "kann" mehr. Deswegen sollten
es mindestens die folgenden vier Basis-Elemente enthalten.
1. Kontaktmöglichkeit
Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, dass Sie an prominenter
Stelle auf einen persönlichen Kontakt per Telefon verweisen. Bei
der Durchsicht einiger größerer und mittlerer Unternehmens-Sites
fehlt eben genau dieses Element. Öffentlichkeitsarbeit ist keine,
wenn Sie die Durchwahl "verstecken".
2. Allgemeine Unternehmensinformation
Ein allgemeiner Text über das Unternehmen gehört in Ihr Pressenzentrum.
Er liefert Hintergrunddaten, die gerne in Nebensätzen zur Illustration
erwähnt werden. Es sind zum Beispiel: Gründungsdatum, die Dienstleistungen
oder Produkte, Anzahl der Mitarbeiter, Umsatzzahlen, Namen der
Geschäfts- führer und gegebenenfalls anderer führender Köpfe.
3. Aktueller Pressetext
Ein Hinweis auf der Website kennzeichnet diesen Text besonders
dann, wenn Sie auch ältere Pressetexte auf der Site zugängig machen.
Er sollte in verschiedenen Längen und Formaten (siehe unten) zur
Verfügung stehen.
4. Bilder, Illustrationen
Bilder, Grafiken und Illustrationen sind willkommene Zusatzelemente,
um Ihre Aussagen zu unterstützen oder einfach, um Inhalte in einem
Magazin entsprechend lebendig zu transportieren. Für den Download
von Bilder ist die Angabe der Bildgrößen und eine Länge der Ladezeiten
hilfreich.
Zusatzelemente
Es bietet sich an, Journalisten, Interessenten und Kunden weitere
Informationen anzubieten, die alle das Ziel haben, Sympathien
und Vertrauen für Ihre Unternehmung zu erzeugen.
1. Journalistenfragen
Ermöglichen Sie, dass Journalisten Ihnen Fragen stellen können.
Sie können diese sammeln, auf Ihrer Website mit den entsprechenden
Antworten veröffentlichen und als zusätzliche Informationen gegebenenfalls
auch noch einmal an den Presseverteiler schicken.
2. Archiv mit älteren Presseinformationen
Hilfreich nicht nur für Journalisten ist ein kleines Pressearchiv.
Für die meisten Unternehmen ist eine Datenbank wohl überflüssig.
Es reicht hier eine Tabelle mit Links zu den entsprechenden Texten
und Bildressourcen.
3. Pressespiegel
Haben Ihre Pressemitteilungen ein entsprechendes Echo gehabt,
zeigen Sie es auf der Site. Es ist häufig ein zusätzliches Argument
für einen Journalisten, wenn er sieht, dass die Konkurrenz schon
(oder auch noch nicht) über Sie geschrieben hat.
4. Reports
Wenn Sie in der glücklichen Lage sind, ein Thema bedienen zu
können, dass von einem allgemeineren Interesse ist, können Sie
beispielsweise kleine Reports anbieten. Diese Art, um in die Presse
zu kommen, oder um auch die Zielgruppe auf Ihre Website zu bekommen,
nutzen insbesondere Unternehmensbera- tungen.
5. Untersuchungsergebnisse
Haben Sie vielleicht eine nennenswerte Umfrage gemacht? Veröffentlichen
Sie deren Ergebnisse ebenfalls und geben Sie die wesentlichen
Ergebnisse für die Öffentlichkeit frei.
"46% der deutschen Kleinunternehmen hat noch nie von XY
gehört, obwohl insbesondere für diese Unternehmen diese Dienstleistung
eine große Arbeitserleichterung verspricht. Zu diesem Ergebnis
kam eine Untersuchung der Z-Firma im Rahmen einer Befragung von
500 repräsentativ ausgewählten Kleinunternehmen."
6. Fachartikel
Mit Fachartikeln können Sie entweder Ihre Pressemitteilungen
unterfüttern oder mit der Verfügbarmachung und dem Recht auf freien
Abdruck eine zusätzliche Aufmerksamkeit erlangen.
Welche Formate sollten die einzelnen Ressourchen haben?
Daher sollten Sie entsprechende Ressourcen auf Ihrer Website
bereitstellen. Diese sollten so aufbereitet sein, dass sie einfach
zu handhaben sind. Das heißt konkret: Gehen Sie von unterschiedlichen
Standards aus. Redaktionen arbeiten in der Regel nicht mit Word-Textverarbeitungen.
Bieten Sie die Möglichkeit, Texte einfach herunterzuladen und
per E-Mail zuschicken zu lassen. Ziel sollte bei beiden Verfahren
sein, dass die Texte möglichst über "Copy & Paste" in das jeweilige
System zu übernehmen sind. Dafür eignen sich insbesondere:
RTF hat die Vorteile,
- dass diese Speichermöglichkeit in Textverarbeitungsprogrammen
wie Word vorhanden ist
- dass die Formatierungen (Textauszeichnungen) in anderen Programmen,
auch bei der Übernahme auf Mac-Programme, beibehalten wird.
TXT-Format hat den Vorteil,
- dass es auch von anderen Programmen relativ problemlos übernommen
werden kann, wenn RTF einmal Probleme verursachen sollte. (Unserer
Erfahrung nach ist das Format unproblematisch.)
Schnelle Kontaktmöglichkeit
Geben Sie außerdem die Möglichkeit zu Kommentaren und Rückfragen.
Vielleicht stellt sich heraus, dass eine Reihe von Redaktionen
ein bestimmtes Dateiformat bevorzugt. Den Vorschlägen sollten
Sie möglichst nachkommen. Es erhöht einfach die Wahrscheinlichkeit,
dass Ihre Mitteilung veröffentlicht wird.
Formalien einer Presseinformation
- Absender-Angaben
- Kontaktperson
- Telefon, Fax, E-Mail
- "Betreff": Knappe Kopfzeile mit Inhaltsangabe
Folgende Informationen in der Kopfzeile sind außerdem hilfreich:
- Geben Sie die Möglichkeit, dass der Journalist Ihnen unaufwendig
mitteilen kann, dass er an Ihren Informationen nicht interessiert
ist. Gründe dafür könnten sein, dass er mittlerweile in einem
anderen Ressort arbeitet. Dieses geschieht mit einem einfachen
E-Mail-Link, der lauten könnte: keine_Infos@Ihre-Firma.de
- Bitten Sie den Journalisten, Ihre Presse-Information gegebenfalls
dem zuständigen Redakteur zu schicken. Damit tun Sie dem Journalisten
und sich einen großen Dienst. Er bekommt keine für ihn irrelevanten
Mitteilungen mehr, Sie wissen, dass er - da nicht zuständig
- Ihre Informationen auch nicht verwenden wird.
Klingt aufwendig? Der englische Begriff Public Relations beschreibt
genau dieses: Es geht um Beziehungen. Und die sind nun einmal
aufwendiger als nur zu klicken. Auch im Zeitalter des schnelllebigen
Internets gelten noch ein paar Gesetze aus prä-computeranischer
Zeit.
Lesen Sie dazu auch unsere Artikel
PR-Grundlagen 1
PR-Grundlagen 2
PR-Grundlagen 3
Online-PR
Ein virtuelles Pressezentrum aufbauen
Beispiel: Vorbildliches
Pressezentrum
Pressedienste nutzen
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